Post doorsturen zakelijk: zo verhuist de post van je bedrijf mee

PostNL heeft twee varianten. Welke je nodig hebt, hangt af van het adres waar de post nu binnenkomt.

De zakelijke doorzendservice bezorgt de post van je bedrijfsadres of zakelijke postbus op een adres dat je zelf kiest. Werk je als zzp'er vanuit huis en verhuis je, lees dan ook verhuizen als zzp'er voor de zakelijke kant van je verhuizing.

De belangrijkste regels volgens PostNL:

• Duur: je kiest zelf de periode, tot maximaal 12 maanden. De service wordt niet automatisch verlengd. Wil je verlengen, vraag dan minimaal 5 werkdagen voor de einddatum opnieuw aan.
• Aanvragen: via Mijn PostNL Zakelijk, minimaal 5 werkdagen van tevoren. Je vult het huidige en nieuwe adres en de periode in.
• Activeren: PostNL stuurt een brief met een activatiecode naar je huidige adres. Die code voer je binnen 14 dagen in. Vraag de service dus aan terwijl je nog post op het oude adres kunt ontvangen.
• Betalen: via automatische incasso van het rekeningnummer dat bij je klantnummer hoort. Het exacte bedrag zie je tijdens de aanvraag; de tarieven staan in het tarievenboekje van PostNL.
• Postbus: post uit je Zakelijke Postbus wordt meegenomen. Je kunt de service niet combineren met de Brengservice, omdat een postbusnummer maar aan één service gekoppeld kan zijn.

Reken er niet op dat alles meekomt. PostNL stuurt niet door:

• post groter dan 38 x 26,5 x 3,2 cm of zwaarder dan 2 kg;
• post van andere postbedrijven;
• ongeadresseerde post en koerierspost;
• post aan een NAPO-adres.

Doorsturen naar het buitenland kan niet: vanwege fraudegevoeligheid is alleen een Nederlands adres toegestaan.

Voor pakketten en aangetekende post staat op de zakelijke pagina van PostNL geen aparte regeling. Vraag het na bij PostNL als je die verwacht, en geef je nieuwe adres in elk geval zelf door aan leveranciers en webshops waar je zakelijk bestelt.

Doorsturen vangt alleen de post op die nog naar het oude adres gaat. Hoe sneller je overal het nieuwe adres doorgeeft, hoe minder er doorgestuurd hoeft te worden. Begin bij deze organisaties:

1. KVK. Wijzig je vestigingsadres in het Handelsregister. De KVK geeft het nieuwe adres door aan de Belastingdienst. Sta je niet bij de KVK ingeschreven, dan meld je de wijziging per brief bij de Belastingdienst.
2. Bank. Ook je zakelijke rekening en eventuele betaalterminals.
3. Klanten en leveranciers. Pas je adres aan op facturen, offertes, je website, e-mailhandtekening en Google Bedrijfsprofiel.
4. Verzekeraar. Een bedrijfspand of inventaris is vaak op adres verzekerd.
5. Energie en internet. Zakelijke contracten verhuizen niet automatisch mee. Zakelijk internet heeft soms weken levertijd; lees daarover meer bij zakelijk internet verhuizen.

De volledige planning, van huurcontract tot verhuisdag, staat in de checklist zakelijk verhuizen.

• 4 tot 6 weken vooraf: nieuw adres doorgeven aan klanten, leveranciers en verzekeraar. Zakelijk internet aanvragen op het nieuwe adres.
• Minimaal 5 werkdagen vooraf: zakelijke doorzendservice aanvragen. Houd rekening met de activatiebrief op je oude adres.
• Verhuisdag: adres in KVK wijzigen, website en Google Bedrijfsprofiel bijwerken.
• Eerste maanden: kijk welke post nog via het oude adres binnenkomt en geef die afzenders je nieuwe adres alsnog door. Verleng de doorzendservice alleen als het echt nodig is.